Program Audit

Organisasi yang memerlukan audit hendaknya memiliki program audit yang berkontribusi terhadap ketetapan efektifivitas dari sistem manajemen yang dilakukan auditee. Program audit dapat mencakup satu atau lebih standar sistem manajemen, dan dapat dilakukan terpisah atau kombinasi.  Manajemen puncak hendaknya memastikan tujuan program audit tersedia dan terdapat satu atau lebih personil yang kompeten untuk mengelola program audit. Ruang lingkup program audit hendaknya didasarkan pada ukuran dan kebiasaan dari organisasi yang diaudit, serta pada kebiasaan, fungsi, kompleksitas, dan level kematangan sistem manajemen yang diaudit. Prioritas hendaknya diberikan pada alokasi program audit yang membutuhkan sumber daya yang sifatnya signifikan pada sistem manajemen. Hal ini dapat mencakup karakteristik kunci dari kualitas produk atau bahaya terkait kesehatan dan keamanan, atau aspek lingkungan yang signifikan, dan kontrolnya. Konsep ini umumnya dikenal sebagai audit berbasis resiko.Standar internasional tidak memberikan panduan lebih jauh terkait hal ini.

Tujuan Program Audit

Program  audit internal merupakan pedoman bagi auditor dan merupakan satu kesatuan dengan supervisi dalam pengambilan langkah-langkah audit tertentu. Langkah-langkah audit dirancang untuk :

1)    Mengumpukan bahan bukti audit.

2)    Untuk memungkinkan auditor internal mengemukakan pendapat mengenai efisiensi, keekonomisan, dan efektivitas aktivitas yang akan diperiksa.

Program tersebut berisi arahan-arahan pemeriksaan dan evaluasi informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan audit dalam ruang lingkup penugasan audit.

Program audit dirancang untuk menjadi pedoman bagi auditor mengenai  mengenai:

a)    Apa yang akan dilakukan.

b)   Kapan akan dilakukan.

c)    Bagaimana melakukannya.

d)   Siapa yang akan melakukannya.

e)   Berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Program audit merupakan alat yang menghubungkan survei pendahuluan dengan pekerjaan lapangan.  Dalam survei pendahuluan, auditor internal mengidentifikasi tujuan operasi, risiko, kondisi-kondisi operasi, dan kontrol yang diterapkan. Dalam pekerjaan lapangan mereka mengumpulkan bahan bukti tentang efektivitas sistem kontrol, efisiensi operasi, pencapaian tujuan, dan dampak perusahaan.

Manfaat Program Audit

Program audit yang disusun dengan baik bisa memberikan banyak manfaat, yaitu:

1)    Memberikan rencana sistematis untuk setiap tahap pekerjaan audit, yang merupakan suatu rencana yang dapat dikomunikasikan baik kepada supervisor audit maupun kepada staf

2)    Menjadi dasar penugasan auditor.

3)    Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kemajuan pekerjaan audit karena memuat waktu audit yang dianggarkan.

4)    Memungkinkan supervisor audit dan manajer membandingkan apa yang dikerjakan dengan apa yang direncanakan.

5)    Membantu melatih staf-staf yang belum berpengalaman dalam tahap-tahap pelaksanaan audit.

6)    Memberi ringkasan catatan pekerjaan yang dilakukan.

7)    Membantu auditor pada audit selanjutnya untuk mengenal lebih dekat jenis yang dilakukan dan waktu yang dibutuhkan.

8)    Mengurangi waktu supervisi langsung yang dibutuhkan.

9)    Menjadi titik awal bagi penilai fungsi audit internal untuk mengevaluasi  upaya audit yang telah dilakukan.

Kapan Sebaikanya Menyiapkan Program Audit

Auditor internal harus menyiapkan program audit segera setelah survey pendahuluan.   Namun program audit yang disiapkan dengan baik pun bisa saja tidak memuat hal-hal penting yang tidak disadari auditor sampai mereka kemudian melakukan pekerjaan lapangan. Jadi semua program audit harus dianggap tentatif sampai audit diselesaikan. Tentu saja, semua perubahan audit membutuhkan pengesahan seperti halnya program audit awal.

Program pro forma yang digunakan pada audit berulang atas operasi yang sama, kadang-kadang berkembang selama periode beberapa tahun dan lambat laun diakomodasikan ke masalah yang dihadapi dalam pekerjaan lapangan. Program tersebut harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan atau situasi-situasi yang tidak biasa. Pada waktu yang lain, program tersebut bisa dikembangkan terlebih untuk mendapatkan informasi-informasi tertentu di banyak kawasan atau untuk menyesuaikan diri dengan kondisi baru.

Tanggung Jawab Audit

Auditor internal bertanggung jawab untuk merencanakan penugasan audit. Perencanaan harus  didokumentasikan dan harus mencakup :

a)    Penetapan tujuan audit dan lingkup pekerjaan.

b)   Perolehan latar belakang informasi tentang aktivitas yang akan diaudit.

c)    Penentuan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan audit.

d)   Komunikasi dengan orang-orang yang perlu mengetahui audit yang akan dilakukan.

e)   Pelaksanaan, jika layak, survei lapangan untuk mengenal lebih dekat aktivitas dan kontrol yang akan dilakukan audit, untuk mengidentifikasi hal-hal yang akan ditekankan dalam audit dan mengundang komentar dan saran dari klien.

Ruang  Lingkup  Audit

Program audit harus menunjukkan lingkup pekerjaan audit. Program tersebut harus memperjelas hal­-hal apa yang akan tercakup dalam audit dan yang tidak. Tujuan audit seharusnya menuntun lingkup pekerjaan.

Menurut Standar the IIA,  Auditor Internal yang professional bertanggung jawab untuk memeriksa dan mengevaluasi efektivitas system control internal organisasi dan kualitas kinerja dalam pelaksanaan tanggung jawab yang diemban.

Tujuan utama dari system control in ternal adalah untuk memastikan :

a)    Keandalan dan integritas informasi.

b)   Ketaatan dengan kebijakan, rencana, prosedur, hukum, dan regulasi.

c)    Pengamanan aktiva.

d)   Penggunaan sumber daya yang ekonomis dan efisien.

e)   Pencapaian tujuan dan sasaran yang ditetapkan untuk operasi dan program.

Ekonomisasi, Efektivitas dan Efisiensi

Persaingan bisnis yang semakin ketat akan berdampak terhadap ketatnya seleksi  perusahaan yang bisa tetap bertahan atau memenangkan persaingan. Terjadinya pergeseran kekuasan pasar dari produsen kepada konsumen, menyebabkan konsumen memiliki kekuatan untuk menentukan cara memenuhi kebutuhannya. Perusahaan sebagai penyedia barang dan jasa harus sadar bahwa sebenarnya penghasilan yang diperoleh merupakan akibat dari kemampuannya untuk memberikan kepuasan kepada para pelanggannya. Kepuasan pelanggan sangat ditentukan oleh bagaimana perusahaan tersebut memaksimalkan nilai pelanggannya. Nilai pelanggan merupakan selisih antara manfaat yang dapat dinikmati pelanggan dengan apa yang dkorbannnya untuk memperolen manfaat tersebut. Jadi dengan demikian perusahaan yang mampu bersaing adalah perusahaan yang mampu menghasilkan manfaat yang diperoleh dari pengorbanan yang dilakukan oleh pelanggan.

Dua hal yang penting yang bisa dilakukan perusahaan untuk memaksimalkan nilai pelanggan adalah melalui :

1)    Meningkatkan manfaat yang dapat dinikmati dengan pengorbanan yang sama dan/atau memperkecil pengorbanan pelanggan untuk memperoleh manfaat yang minimal sama.

2)    Kedua-duanya sekaligus yaitu meningkatkan manfaat yang diperoleh dengan menurunkan pengorbanannya.

Peningkatan customer realization menuntut kemampuan perusahaan untuk selalu berinovasi dalam meningkatkan kemampuan (daya guna) produk dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Sedangkan memperkecil pengorbanan pelanggan menuntut perusahaan untuk mampu beroperasi secara ekonomis dan efisien. Dalam kondisi seperti ini, perusahaan harus melibatkan aktivitas-aktivitas yang menambah nilai dalam operasinya. Pembahasan dalam bab ini lebih menekankan pada bagaimana perusahaan memperkecil pengorbanan pelanggan dalam meningkatkan customer value, karena hal ini lebih mudah dihubungkan dalam topic bab ini tentang bagaimana perusahaan memperbaiki berbagai kelemahan yang terjadi melalui meningkatkan efisiensi proses dalam operasinya dan efektivitas pencapaian tujuan.

Ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) merupakan tiga hal penting yang tidak dapat dipisahkan yang harus dicapai perusahaan dalam meningkatkan kemampuan bersaingnya. Operasi yang berjalan hemat dan berdaya guna tanpa mengabaikan pencapaian tujuan perusahaan (hasil guna) akan mampu menghasilkan produk dengan harga pokok yang relative lebih rendah dengan kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Produk yang dihasilkan dengan harga yang lebih rendah dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memaksimalkan nilai pelanggan melalui pengorbanan yang lebih kecil, karena dalam hal ini perusahaan dapat menjual produknya dengan harga relative lebih rendah daripada harga pesaing tanpa mengganggu keuntungan yang diharapkan. Pembahasan mengenai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas akan lebih mudah dipahami jika dibahas dalam kerangka Input-Proses-Output.