Pelaksanaan Audit SDM

Apa yang dilakukan oleh seorang auditor pada saat melaksanakan audit SDM? Seorang auditor memiliki kebebasan yang cukup luas bila tidak ingin dikatakan sangat luas untuk mendapatkan akses informasi dengan melakukan interaksi dalam berbagai bentuk kegiatan dengan beragam tehnik dan pendekatan. Penjelasan berikut ini adalah contoh-contoh kegiatan yang bisa dan biasa dilakukan oleh auditor untuk memperoleh data dan informasi.

Mengamati Kegiatan

Auditor dapat memulai tugasnya dengan mengamati atau melakukan observasi secara langsung atas aktivitas-aktivitas organisasi dalam perspektif manajemen SDM. Melalui pengamatan ini auditor dapat mengumpulkan data / informasi dan mendeteksi apakah terdapat gejala-gejala adanya penyimpangan atau kesenjangan-kesenjangan yang bersifat kritis atau signifikan sehingga memerlukan perhatian lebih mendalam. Sebagai contoh, auditor dapat mengamati suatu proses kerja untuk menilai kompentensi karyawan yang tengah melaksanakan pekerjaan tersebut, atau mengamati kesibukan karyawan untuk menilai tingkat efisiensi jumlah tenaga kerja dibandingkan dengan volume pekerjaan yang harus diselesaikan

Informasi signifikan seringkali dapat diperoleh dari pemeriksaan secara langsung atas berbagai fasilitas pengelolaan SDM, misalnya mengamati kondisi tempat penyimpanan dokumen-dokumen SDM yang penting dan rahasia. Bagaimana penanganan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan informasi gaji atau data-data tenaga kerja yang ada dalam perangkat lunak. Apakah kondisinya aman, terhindar dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak

Meminta Penjelasan atau Menanyakan

Auditor dapat menggali informasi dengan cara meminta penjelasan dari auditee mengenai objek-objek audit yang telah direncanakan dalam lingkup audit. Pendekatan audit dengan meminta penjelasan adalah pendekatan audit yang paling mudah dilakukan. Auditor bebas meminta penjelasan objek apapun yang dipandang relevan dan signifikan untuk menggali informasi. Untuk mendapatkan informasi yang banyak maka teknik bertanya auditor sebaiknya menggunakan pertanyaan terbuka misalnya bagaimana, mengapa, atau dengan kata “tolong jelaskan” Bila auditor telah memiliki informasi yang telah diperoleh dari perusahaan lain misalnya auditor dapat meminta pendapat auditee mengenai kinerja perusahaan lain dibandingkan dengan kinerja departemennya. Misalnya auditor meminta penjelasan mengenai tingginya angka turn-over. Pada saat auditee memberikan penjelasan, auditor mencatat hal-hal relevan dan signifikan untuk ditanyakan lebih jauh sampai data dan informasi dirasa cukup untuk membuat suatu kesimpulan. Contoh lainnya, auditor meminta penjelasan mengenai proyeksi kebutuhan tenaga kerja untuk tiga tahun kedepan. Apakah perencanaan tenaga kerja telah sejalan dengan strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh direksi.

Meminta Peragaan

Dalam kasus tertentu auditor dapat meminta auditee memperagakan suatu kegiatan yang sedang diamati. Misalnya auditor meminta seseorang karyawan untuk memberikan contoh cara perhitungan lembur atau penghitungan pajak penghasilan karyawan PPh 21. Contoh lain, auditor meminta auditee mencarikan dokumen seorang karyawan yang tersimpan pada pusat kearsipan di bagian personalia. Melalui peragaan, auditor bisa menilai apakah ada indikasi permasalahan yang perlu mendapat perhatian lebih jauh. Contoh permintaan peragaan : “Tolong tunjukan bagaimana saudara menghitung pajak penghasilan tenaga kerja asing”.

Menelaah Dokumen

Bila perusahaan telah memiliki manual manajemen SDM yang memuat penjelasan mengenai mekanisme kegiatan manajemen SDM, termasuk program-program pengembangan SDM secara lengkap dan terekomendasi. Auditor dapat meminjam dokumen-dokumen tersebut untuk dipelajari atau ditelaah apakah terdapat azas-azas yang tidak dipatuhi atau sudah using, tidak relevan lagi dengan perkembangan keadaan atau kebutuhan organisasi. Melalui proses penelaahan dokumen auditor mencatat berbagai informasi signifikan untuk ditanyakan lebih jauh kepada auditee.

Auditor membandingkan kinerja actual dengan kriteria yang tercantum dalam dokumen system manajemen SDM perusahaan. Misalnya membandingkan antara kriteria dan prosedur rekrutmen dengan kebutuhan organisasi secara actual. Apakah masih sejalan? Bila ditemukan adanya indikasi permasalahan yang cukup signifikan untuk diberikan perhatian, auditor dapat memanggil auditee untuk mendiskusikan dan mendapatkan penjelasan lebih jauh mengenai masalah tersebut sampai bisa disimpulkan.

Memeriksa dengan Daftar Periksa

Auditor menyiapkan daftar periksa yang mencakup objek-objek audit atau permasalahan yang ingin diketahui. Dengan menggunakan daftar periksa auditor akan terbantu untuk mengingat aspek-aspek yang perlu ditanyakan kepada auditee selama proses audit. Daftar periksa boleh dibuat untuk satu topic SDM spesifik misalnya daftar pertanyaan untuk rekrutmen atau kumpulan dari berbagai fungsi manajemen SDM, misalnya, pelatihan, rekrutmen, penilaian karya, dan sebagainya dalam satu daftar periksa.

Mencari Bukti-bukti

Dalam proses audit, orientasi auditor adalah mencari informasi dan bukti-bukti objektif. Bukti objektif dapat berupa catatan, dokumen, atau kondisi factual yang dapat dianalisa dan dibuktikan kebenarannya. Misalnya auditor telah sampai pada titik terang bahwa telah terjadi praktek lembur fiktif yang telah berlangsung cukup lama dan merugikan perusahaan secara moral maupun material, maka auditor perlu mencari bukti-bukti yang dapat mendukung hasil observasinya atau untuk menguji kebenaran. Untuk itu auditor perlu mencatat misalnya, nama-nama karyawan yang diduga melakukan lembur fiktif, mengumpulkan dokumen-dokumen yang terkait dengan pencatatan lembur, misalnya mencatat kartu absensi karyawan yang bersangkutan, mengumpulkan formulir perintah lembur yang ditanda-tangani oleh atasan, dokumen pencatatan jumlah jam lembur dan perhitungan lembur, bahkan bila perlu meminta copy payroll dari bagian keuangan. Semua dokumen itu dapat dikategorikan sebagai bukti-bukti objektif. Temuan auditor harus selalu disertai bukti-bukti objektif untuk menghindari pertanyaan atau perdebatan dengan auditee yang tidak perlu, saat mendiskusikan temuan

Memeriksa Silang

Auditor dapat mengumpulkan data dan informasi dari bagian-bagian lain sebagai bahan untuk menilai fakta-fakta yang ada pada suatu fungsi yang tengah diaudit. Misalnya untuk mengecek keabsahan penambahan tenaga kerja yang telah dilaksanakan oleh unit SDM, maka auditor dapat meminta informasi dari unit pengguna tenaga kerja tersebut. Apakah proses penambahan tenaga kerja telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan ketentuan procedural yang berlaku.

Mewawancarai Auditee

Auditor dapat mewawancarai beberapa personil pada unit yang sedang diperiksa untuk meminta penjelasan, menanyakan, mengklarifikasi permasalahan untuk memperoleh data informasi. Karyawan yang dipilih untuk mewawancarai diundang ke ruangan yang telah disediakan. Auditor mengarahkan pertanyaan untuk mendapat informasi mengenai hal-hal yang tengah disoroti, misalnya mencari sumber penyebab komplik kronis yang terjadi dalam suatu bagian sehingga berakibat terhambatnya proses kerja dan kualitas hasil kerja dari unit kerja dimana karyawan tersebut terlibat di dalamnya. Contoh lainnya misalnya auditor menanyakan masalah proses rekrutmen yang dilalui oleh seorang karyawan apakah ada penyimpangan dari ketentuan yang berlaku. Untuk audit SA 8000, auditor bahkan dapat menanyakan hal-hal berkaitan dengan aspek-aspek pelanggaran hak azasi manusia.

Metode wawancara dapat dengan menggunakan model terpimpin, bisa juga model bebas. Wawancara terpimpin auditor mengarahkan Tanya jawab sesuai perencanaan yang telah dibuat. Dalam wawancara bebas, auditor tidak secara ketat mengendalikan jalannya wawancara, pertanyaanya bisa dibuat bebas oleh auditor sesuai kebutuhan dan perkembangan dalam wawancara.

Melakukan Survei dengan Angket

Audit dengan perangkat angket survey dapat dilakukan untuk pengecekan hal-hal tertentu, misalnya mengenai tingkat kepuasan kerja, efektivitas komunikasi, masalah kepemimpinan dan sebagainya. Audit SDM dengan cara survey melalui angket seperti ini tidak langsung menghasilkan informasi. Data yang masuk perlu diolah dan hasilnya dianalisa. Dari hasil analisa akan bisa diketahui apakah ada indikasi awal mengenai aspek-aspek yang ingin diketahui, misalnya rendahnya tingkat kepuasan kerja, potensi terjadinya pemogokan, atau bentuk-bentuk pencetusan ketidakpuasan lainnya yang berdampak negative terhadap produktivitas atau efisiensi. Dari indikasi awal yang diperoleh melalui angket dapat dikaji lebih lanjut sampai dapat ditarik sebuah kesimpulan atau kepastian.

Melengkapi Informasi dari Sumber Luar 

Untuk maksud tertentu, misalnya memperoleh informasi tentang penyebab-penyebab tingginya angka karyawan yang keluar, auditor dapat mengumpulkan data primer secara internal dari karyawan dengan pendekatan-pendekatan tertentu. Atau auditor mengupayakan memperoleh data primer secara eksternal dari mantan karyawan.

Menilai Data dan Fakta (Menganalisa)

Akhirnya auditor melakukan penilaian atas data dan informasi yang telah dikumpulkan samapi dapat ditarik suatu kesimpulan. Misalnya auditor ditugaskan untuk memeriksa program alih teknologi yang dirancang dalam rangka mempersiapkan tenaga-tenaga local untuk menggantikan tenaga asing dalam mengoperasikan sebuah pabrik berteknologi tinggi. Program tersebut sesuai kebijakan top management ditargetkan harus mencapai dalam kurun waktu tiga tahun terhitung sejak tahun 2001. Tanggung jawab proyek ini dibebankan kepada divisi SDM.

Ketika menyoroti masalah ini, auditor dapat mengakses berbagai catatan atau bukti tentang kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mengumpulkan data dan informasi sebagai dasar menilai kemajuan program auditor. Auditor dapat meminta pendapat beberapa pimpinan unit untuk melengkapi data-data yang diperlukan untuk menilai secara tepat, apakah ada indikasi kesenjangan yang mencolok, sehingga kemungkinan program alih teknologi akan gagal. Bila ternyata ada tanda-tanda kegagalan yang cukup jelas dan signifikan, auditor dapat mempermasalahkan lebih jauh untuk mencari fakta / data sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan yang lebih pasti.

Menyimpulkan

Berdasarkan data yang telah dikumpulkan dari berbagai kegiatan selama proses audit, diolah menjadi informasi dan akhirnya auditor harus menyimpulkan. Kesimpulan auditor dapat bersifat positif, artinya tidak ada permasalahan yang perlu ditindaklanjuti, dan dapat berupa kesimpulan signifikan yang merupakan temuan audit yang mengandung nilai substansial untuk ditindaklanjuti. Dalam Pelaksanaanya aktivitas-aktivitas yang disebutkan di atas tidak mesti dilakukan secara terpisah-pisah melainkan dapat dikombinasikan dalam satu kesempatan audit.

Sumber  : Buku Audit SDM, Willy Susilo