Pengertian, Tujuan Dan Manfaat Audit SDM

Apakah secara prinsip Audit SDM dapat dianggap sama dengan berbagai audit lainnya? Apakah sebenarnya tujuan dari audit SDM yang ingin dicapai dan apa manfaat yang dapat dikontribusikan melalui AUdit SDM? Jawaban atas pertanyaan ini akan dibahas dalam bagian ini.

Pengertian Audit SDM

Audit SDM adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, objektif dan terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen SDM (Smber Daya Manusia) dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.

Dalam definisi di atas terdapat beberapa kata kunci yang perlu dijelaskan secara lebih terperinci agar pengertian tentang audit SDM dapat lebih jelas dan mudah untuk dipahami sehingga implementasinya dapat dilakukan dengan tepat dan menghasilkan manfaat maksimal.

Audit SDM adalah kegiatan pemeriksaan dan penilaian artinya audit adalah sebuah proses mencari dan mengumpulkan data dan informasi faktual, signifikan dan relevan sampai pada tahap pengambilan keputusan yang didasarkan pada hasil verifikasi dan penilaian auditor.

Auditor memerlukan data. Data adalah fakta. Fakta adalah realita atau keadaan yang sebenarnya yang ada atau dapat dibuktikan benar-benar ada atau terjadi. Tidak semua fakta perlu kan oleh auditor. Auditor cukup mengumpulkan data dan fakta yang relevan dan signifikan untuk menyimpulkan suatu keadaan yang disoroti.

Data dan fakta yang relevan dan signifikan adalah data dan fakta yang masih ada hubungannya dengan permasalahan SDM atau kepentingan perusahaan secara keseluruhan dan dapat menjelaskan permasalah secara lebih terarah dan mendalam.

Audit SDM dilakukan secara sistematis artinya proses pemeriksaan dan penilaian dilakukan dengan pola logika dan menerapkan azas-azas manajemen. Audit SDM direncanakan, pelaksanaannya dikendalikan, dievaluasi dan hasilnya ditindaklanjuti.

Audit SDM dilakukan secara objektif, artinya auditor sedapat mungkin meminimalkan unsur subjektivitas dalam interaksi pemeriksaan tidak mencampur aduk fakta dengan opini. Auditor tidak terbawa arus emosi, misalnya takut, kasihan, benci, marah dsb. Auditor harus melihat dan menilai persoalan apa adanya tanpa rekayasa.

Kegiatan audit terdokumentasi. artinya semua yang dilakukan dalam proses audit secara keseluruhan mulai dari perencanaan audit, pelaksanaan, pelaporan dan tindak lanjut hasil audit oleh auditee harus dicatat dan catatan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.

Keluaran dari kegiatan audit SDM adalah informasi yang disimpulkan dari data dan fakta yang telah dikumpulkan dan diolah sehingga menjadi lebih informatif dan mengandung informasi penting untuk diberikan perhatian atau ditindak lanjuti oleh auditee dan / atau oleh manajemen.

Audit SDM dilakukan untuk mengetahui dipenuhi tidaknya azas kesesuaian artinya audit diarahkan untuk mengetahui tingkat ketaatan terhadap persyaratan-persyaratan yang wajib dipenuhi dalam pengelolaan SDM - misalnya ketaatan terhadap peraturan mengenai ketenaga kerjaan atau ketaatan terhadap persyaratan standar SA 8000.

Audit SDM dilakukan untuk memeriksa efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan SDM artinya audit diarahkan selain pada aspek ketaatan azas dan pencapaian tujuan juga diarahkan untuk menilai tingkat efisiensi dalam pengelolaan SDM.

Audit SDM dimaksudkan untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan. Artinya audit SDM mempunyai misi membantu pimpinan fungsi-fungsi organisasi maupun pucuk pimpinan perusahaan dengan memberikan masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh perusahaan.

Penilaian dan rekomendasi auditor diarahkan untuk membantu menyelesaikan permasalahan organisasi baik untuk masa sekarang maupun masa depan artinya auditor menelaah permasalahan organisasi pada perspektif SDM dalam tiga dimensi waktu menilai performa masa lalu, mengendalikan kegiatan masa kini dan mendukung pencapaian tujuan masa depan.

Tujuan Audit SDM

Audit SDM berfokus pada pencarian data dan informasi tentang permasalahan organisasi dari perspektif SDM. Masalah-masalah yang secara langsung atau tidak langsung dapat mengakibatkan kegagalan organisasi dapat diidentifikasi sedini mungkin melalui proses audit sehingga manajemen dapat segera memberikan perhatian dan tindakan koreksi dapat segera diambil. Bila informasi temuan audit ditindak lanjuti maka diharapkan dampaknya adalah perolehan nilai manfaat bagi organisasi.

Dengan kata lain tujuan audit SDM adalah mengendalikan kegiatan organisasi melalui fungsi pemeriksaan dan penilaian terhadap permasalahan organisasi (ketaatan, efektivitas dan efisiensi) yang disorot dari dimensi SDM agar sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan dapat dipastikan tercapai.

Siapa yang Melakukan Audit SDM ?

Pertama, audit SDM dapat dilakukan oleh auditor internal yang secara formal telah dibentuk dalam suatu perusahaan untuk melakukan audit SDM secara terencana pada seluruh fungsi organisasi baik pada fungsi SDM maupun pada fungsi-fungsi non-SDM.

Kedua, audit SDM dilakukan oleh Manager SDM atau spesialis SDM yang ditunjukan untuk melakukan audit di bagian SDM, dengan pendekatan self-assessment (penilaian sendiri).

Ketiga, audit SDM dilakukan oleh Manager SDM atau tenaga specialis SDM yang ditunjuk untuk melakukan audit di bagian SDM, dengan pendekatan self-assessment (penilaiansendiri).

Ketiga, audit SDM dilakukan oleh Manager SDM atau tenaga specialis SDM senior terhadap funsi-fungsi non-SDM.

Keempat, Audit SDM dapat dilakukan oleh tenaga ahli manajemen SDM dari luar perusahaan atas persetujuan pimpinan perusahaan.

Lingkup Audit SDM

Lingkup audit SDM sama luasnya dengan manajemen SDM itu sendiri. Artinya semua aspek manajemen SDM mulai dari strategi, kebijakan, filosofi, prinsip-prinsif, sampai funsi-fungsi spesifik manajemen SDM bisa menjadi target audit. Jelasnya lingkup audit SDM dapat meliputi seluruh fungsi manajemen SDM sebagaimana yang dijelaskan pada Bab ! tentang Tinjauan Manajemen Sumberdaya Manusia.

Manfaat Audit SDM

Informasi yang diperoleh melalui audit SDM dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan, misalnya untuk acuan dalam membuat kebijakan, melakukan perbaikan, sebagai dasar mengambil keputusan, untuk mengecek posisi kinerja, mengkomunikasi permasalahan kepada pihak-pihak terkait, untuk menentukan prioritas dalam menaggulangi permasalahan dan untuk memacu prestasi anggota organisasi.

Audit SDM dapat menyadarkan para pelaku organisasi, Top Management, para pimpinan unit-unit pengelola SDM, pimpinan unit-unit kerja non-SDM serta para spesialis pengelolaan SDM agar tidak terlena dan terjebak dalam rutinitas dan trivialitas pelaksanaan manajemen SDM sehingga melupakan pemikiran dan tindakan strategis untuk menamankan kepentingan organisasi di masa depan.

Siapa yang memanfaatkan hasil audit SDM? Terutama adalah para pimpinan perusahaan untuk menilai sejauh mana efektivitas dan kesesuaian dalam pelaksanaan kebijakan yang telah dikeluarkan. Umpan balik yang disampaikan oleh auditor dalam bentuk temuan audit dan rekomendasi tindak lanjut merupakan masukan berharga bagi pimpinan perusahaan untuk dijadikan pertimbangan dalam membuat kebijakan maupun memilih strategi pengembangan organisasi di masa depan. Sementara bagi pimpinan unit-unit operasional laporan temuan audit SDM menjadi masukan penting untuk melakukan tindakan koreksi sebagai upaya untuk menyempurnakan fungsi-fungsi pengelolaan SDM secara berkesinambungan yang menjadi tanggung jawabnya.

Berikut adalah contoh-contoh informasi hasil audit SDM dengan kandungan manfaat yang biasa disampaikan oleh auditor.

1)     Informasi mengenai ketidaktaatan atau penyimpangan terhadap azas regulasi pengelolaan SDM.

2)   Informasi mengenai adanya potensi masalah yang bisa terealisasi menjadi masalah bila gejala-gejala yang telah diidentifikasi tidak ditindaklanjuti.

3)     Informasi adanya pelanggaran hak azasi manusia dalam pemanfaatan sumberdaya manusia.

4)   Informasi mengenai kelemahan dan ketidakcukupan atau ketidak lengkapan dalam fungsi-fungsi manajemen SDM.

5)  Informasi mengenai adanya penyimpangan-penyimpangan dari kebijakan perusahaan mengenai pengelolaan SDM.

6)      Informasi mengenai adanya ketidak efisienan dalam pengelolaan SDM.

7)   Informasi adanya kebijakan SDM yang tidak tepat untuk menghadapi iklim tenaga kerjaan aktual maupun untuk menghadapi tantangan bisnis di masa depan.

8)  Informasi mengenai penilaian auditor berkenaan dengan strategi pengelolaan SDM yang tidak selaras dengan visi, misi dan tujuan organisasi jangka panjang.

9)    Informasi mengenai adanya prinsip-prinsip dan falsafah pengelolaan SDM yang sudah usang tidak relevan lagi dengan tuntutan jaman dan kebutuhan organisasi.

Manfaat bagi Pucuk Pimpinan

Hasil audit SDM dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau mengambil / merubah kebijakan tentang SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang. Informasi dan rekomendasi auditor yang disampaikan kepada auditee dengan tembusan kepada top management memberikan kesempatan kepada pimpinan organisasi di tingkat atas untuk meninjau kembali berbagai kebijakan perusahaan yang berlaku dan memprakarsai perubahan sesuai dengan tuntutan perkembangan kegiatan organisasi. Misalnya perubahan strategi perencanaan tenaga kerja, perubahan mekanisme rekrutmen, penilaian karya, pelatihan, sistem pengajian, dsb. Peran auditor dalam konteks ini dapat juga diposisikan sebagai perpanjangan mata dan telinga pucuk pimpinan untuk memastikan semua kebijakan yang berlaku dan masih relevan dipastikan dilaksanakan secara efektif.

Sumber  : Buku Audit SDM