Sistem Audit SDM

Apakah audit SDM memerlukan pendekatan sistem? Jawaban nya sangat perlu. Audit harus dilakukan secara sistematis, karena Audit SDM adalah kegiatan yang sangat penting dan sensitif. Penting artinya kegiatan audit berpotensi menciptakan nilai manfaat yang luar biasa besarnya bagi organisasi. Sensitif artinya kegiatan itu mudah menimbulkan salah pengertian pada auditee, terutama bila program audit SDM belum menjadi kegiatan yang lazim dilakukan di dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Karena kegiatan audit bersifat interaktif dan bahkan sampai batas tertentu dapat dikatakan interventif karena auditor menyoroti berbagai kegiatan yang berada dalam wilayah tugas, tanggung jawab dan kewarganegaraan pihak lain (pimpinan unit-unit operasi). Berdasarkan informasi signifikan yang diperoleh, auditor akan mengungkapkan persoalan khususnya persoalan dalam perspektif SDM secara terperinci yang sebelumnya mungkin tidak pernah dipermasalahkan. Dalam proses interaksi itulah keterlibatan unsur emosi dan psikologis kedua belah pihak tidak dapat dihindarkan dan dari situ kadangkala timbul friksi- yang bila tidak ditangani dengan baik- dapat menciptakan masalah baru.

Karena itu agar audit dapat berjalan efektif dan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, maka sebelum audit SDM dilaksanakan, perlu dipikirkan berbagai aspek kritis yang dapat membuat keberhasilan atau mencegah suatu proses audit dari kegagalan.

Sistem Audit SDM

Apa saja yang perlu dipikirkan saat merancang sebuah audit SDM harus berlandaskan pada kebijakan top management sebagai landasan formal atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan dalam sebuah organisasi. Kemudian dari kebijakan itu dijabarkan secara lebih terperinci dalam prosedur audit sebagai acuan operasional bagi semua pihak yang terkait auditor, auditee dan manajemen.

Dalam pembahasan berikut akan dijelaskan secara lebih terperinci mengenai kebijakan audit SDM dan program audit SDM dan prosedur operasional audit SDM beserta contoh-contoh.

Kebijakan Top Management

Kebijakan Top management adalah pernyataan formal pucuk pimpinan perusahaan yang esensinya adalah memberikan pengarahan umum dan ringkas tentang hal-hal penting berkenaan dengan audit SDM atau penekanan tentang perlunya audit SDM dan meminta semua pihak terkait dan terutama para pimpinan unit-unit operasional untuk memberikan dukungan kepada auditor dalam audit SDM.

Mengapa audit SDM perlu didukung kebijakan formal dari top management? Karena audit bukanlah pekerjaan yang mudah. Audit SDM adalah pekerjaan yang penting, penuh dengan tantangan dan sangat sensitif. Dari berbagai cerita tentang pengalaman banyak auditor internal, terungkap berbagai cerita yang intinya adalah bahwa dalam menjalankan tugasnya seringkali auditor dipandang sebelah mata oleh auditee terutama terhadap auditor pemula yang belum memiliki pengalaman audit yang cukup. Tidak jarang, bahkan , kehadiran seorang auditor tidak diinginkan bahkan dianggap sebagai "musuh" .  Auditor  dianggap hanya akan menimbulkan keresahan atau mengganggu kegiatan operasional. Itulah alasan utama mengapa auditor perlu diberikan dukungan baik secara moril maupunperangkat formal organisasi, agar auditor tidak ragu-ragu dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.

Dengan adanya kebijakan yang jelas diharapkan sikap auditee akan menjadi lebih kooperatif dan sportif sehingga auditor akan menjadi lebih percaya diri dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Seperti apakah bentuk kebijakan top management tentang audit SDM? Kebijakan audit SDM dapat dituangkan dalam berbagai cara misalnya dalam bentuk surat keputusan direksi atau dimasukan dalam manual sistem manajemen perusahaan atau cukup dengan surat pemberitahuan kepada seluruh pimpinan unit-unit operasi tentang adanya audit SDM. Khusus untuk Badan Usaha Milik Negara, keberadaan unit audit internal didasarkan oleh surat peraturan dari pemerintah No. 3 tahun 1983.

Dalam prakteknya audit SDM dapat dicakup dalam audit internal perusahaan yang sudah berjalan, baik dalam rangka implementasi sistem manajemen mutu standar ISO-9001atau dalam rangka pelaksanaan audit internal manajemen yang unit dan fungsinya telah ada di perusahaan. Bila audit SDM dibuat secara terpisah dikarenakan kekhususannya, maka perusahaan perlu menentukan kebijakan dan perangkat operasionalnya secara jelas.

Sumber  :Buku Audit SDM