Perencanaan Audit SDM

Perencanaan audit SDM merupakan tahapan kegiatan audit yang sangat penting. Berhasil tidaknya audit SDM sangat ditentukan oleh seberapa baik perencanaan dan persiapan auditor sebelum pelaksanaan audit. Perencanaan yang baik akan membantu auditor untuk mengendalikan proses audit sehingga bisa berjalan lancar, efisien dan efektif.

Apa saja yang perlu dipersiapkan oleh seorang auditor sebelum melaksanakan tugasnya? Secara praktis pedoman dalam perencanaan suatu audit adalah dengan selalu mengikat kata tanya berikut : apa-siapa-mengapa-kapan-dimana-bagaimana. bertanyalah pada diri sendiri. Apa tujuan audit yang ingin dicapai dan apa saja objek-objek audit yang penting dan relevan yang perlu dicakup dalam program audit? Siapa auditee yang perlu diaudit atau dimintakan keterangan? Mengapa perlu memberikan penekanan pada objek audit tertentu? Objek audit mana saja yang perlu mendapat penekanan? Kapan proses audit dianggap sudah cukup? Dimana kegiatan pengelolaan SDM yang dapat memberikan informasi signifikan? Dimana kegiatan pengelolaan SDM yang dapat memberikan informasi signifikan? Bagaimana pendekatan audit yang tepat untuk setiap auditee yang berbeda karakteristik ?

Secara lebih spesifik perencanaan kerja seorang auditor sebelum melaksanakan audit minimal mencakup aspek-aspek sbb:

1)   Tujuan audit SDM

2)   Lingkup audit SDM

3)   Objek audit

4)   Alokasi waktu

5)   Metode audit

6)   Persiapan diri

7)   Format laporan

Tujuan Audit SDM

Audit is a goal oriented process. Audit adalah kegiatan yang berorientasi pada tujuan. Tujuannya adalah mencari nilai manfaat. Seorang auditor perlu memahami dan mengingat kebijakan dan tujuan audit sebelum dan selama proses audit, sehingga audit tidak menyimpang dari tujuan. Audit SDM sendiri bukanlah tujuan melainkan suatu instrumen untuk membantu mencapai tujuan. Tujuan audit SDM adalah membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi organisasi dalam perspektif SDM untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi secara fungsional maupun secara keseluruhan, baik untuk saat ini maupun di masa depan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa audit SDM adalah suatu instrumen yang digunakan untuk membantu para pimpinan organisasi merealisasikan tugas dan tanggung jawabnya secara lebih baik melalui peran serta auditor sebagai mitra kerja dengan memberikan hasil penilaian dan rekomendasi atau advis perbaikan dalam perspektif sumberdaya manusia yang merupakan salah satu pilar pokok dalam sebuah organisasi.

Siapa yang perlu memahami tujuan audit SDM? Bukan saja auditor dan top management, auditee juga perlu memahaminya, sehingga diharapkan audit mendapat dukungan dari semua pihak dan dapat dihindari timbulnya ekses-ekses yang tidak dikehendaki misalnya adanya kesan auditor mencari-cari kesalahan atau terjadinya salah pengertian antara auditor dan auditee yang dapat berekalasi menjadi konflik dan menimbulkan persoalan baru, atau bahkan kerja auditor kurang memperoleh dukungan dari manajemen.

Lingkup Audit SDM

Lingkup audit adalah pembatasan objek-objek perhatian yang direncanakan akan diaudit dalam satu siklus audit. Mengapa seorang auditor perlu membatasi lingkup audit? Karena audit SDM sangat luas, bisa mencakup seluruh dimensi manajemen SDM. Bila auditor tidak membatasi perhatiannya, maka akan membuat proses audit menjadi tidak fokus dan kemungkinan observasi yang dilakukan auditor menjadi dangkal atau tidak tuntas dan hasilnyapun menjadi tidak berbobot. Disamping itu pembatasan lingkup audit didasari pertimbangan bahwa waktu dan kapasitas lingkup audit didasari pertimbangan bahwa waktu dan kapasitas yang dimiliki auditor dalam satu siklus audit sangat terbatas.

Bagaimana auditor menentukan lingkup audit? Pertama lingkup audit ditentukan berdasarkan prinsip prioritas. Suatu objek dipilih misalnya karena tengah menjadi issue sentral atau karena adanya permintaan khusus dari manajemen karena alasan tertentu atau karena telah di tentukan sebelumnya dalam program audit. Semakin banyak waktu dialokasikan untuk program audit SDM, semakin leluasa auditor memasukan lingkup audit dalam satu siklus audit.

Dengan lingkup audit yang berbatas maka memungkinkan auditor untuk membuat persiapannya lebih baik dan lebih fokus. Karena auditor cukup berkonsentrasi pada objek-objek yang tercakup dalam lingkup audit yang telah ditetapkan. SEbagai contoh, auditor telah menetapkan 4 fungsi manajemen SDM dalam lingkup audit : masalah lembur, rekruitmen, sistem penggajian dan penilaian karya. Maka konsentrasi persiapan auditor seharusnya lebih diarahkan pada objek-objek audit yang relevan dengan lingkup audit yang telah dipilih. Bila lingkup tidak ditetapkan sebelumnya dalam program audit berkala, maka auditor dapat menetapkan lingkup audit pada saat membuat persiapan audit.

Sumber  : Buku Audit SDM